Home > Công Nghệ > Bí quyết tạo menu xổ xuống trong Excel vừa nhanh vừa chính xác

Bí quyết tạo menu xổ xuống trong Excel vừa nhanh vừa chính xác

Excel [360do]: Tạo Dropdown List (Danh sách xổ xuống)

Tạo menu xổ xuống trong Excel là cách tối ưu để hạn chế các lỗi sai chính tả, số mục cho một trường đầu vào. Thiết kế này thích hợp với file dữ liệu dài, dạng thu thập, thống kê. Dĩ nhiên, cách làm menu xổ xuống trong Excel không hề phức tạp một chút nào. Nhờ vậy, người dùng thuận tiện hơn trong mọi thao tác quản lý dữ liệu từ Excel.

Cách tạo tạo menu xổ xuống trong Excel

Menu xổ xuống thường được dùng khi ô dữ liệu đó có các lựa chọn. Ví dụ, trong File quản lý nhân sự, sẽ có những ô dành cho nhân viên cập nhật vào đó giới tính, chức vụ của mình. Chẳng hạn như: Nam/nữ, Nhân viên/Trưởng phòng/ Giám đốc,…  Chỉ cần tạo menu xổ xuống trong Excel thì người nhập dữ liệu không cần viết quá nhiều. Đảm bảo độ chính xác cao.

Bước 1: Người dùng tạo vùng dữ liệu

Danh sách các mục muốn cho vào List xổ xuống là một danh sách nằm trong bảng tính. Người dùng cần phải đặt tên cho dải ô có chứa danh sách này. CŨng có thể là các dữ liệu từ những Sheet khác. Khi đặt tên thì người dùng sẽ dễ dàng hơn trong thao tác quan sát và quản lý Data của mình.

Các bước để tạo vùng dữ liệu khá đơn giản, ai cũng có thể thực hiện

Các bước để tạo vùng dữ liệu khá đơn giản, ai cũng có thể thực hiện

Để tạo vùng dữ liệu cần làm như sau: Nhập mỗi một dữ liệu trong một cột, hàng hoặc một ô riêng biệt. Nhớ là phải nhập đúng chính tả bởi vì có lỗi thì sau này tất cả list xổ xuống đều bị lỗi tương tự. Vào Name Box đặt tên cho các dải ô người dùng đã chọn và nhấn vào Enter hoàn tất.

Bước 2: Dùng Data Validation để kiểm soát dữ liệu nhập

Chức năng của Data Validation là dùng để giới hạn các kiểu dữ liệu. Đồng thời nó cũng là công cụ hiển thị các dữ liệu khi tạo menu xổ xuống trong Excel.

Các bước kiểm soát dữ liệu xổ xuống cùng Data Validation

Các bước kiểm soát dữ liệu xổ xuống cùng Data Validation

Người dùng vào trang tính mà có thiết lập danh sách xổ xuống, ở đó, chọn vào Data tìm đến Data Tools, tiếp tục chúng ta chọn mục Data Validation.

Bước 3: Từ Data Validation thêm vùng dữ liệu đã được đặt tên

Đây là thao tác chúng ta xác định nguồn danh sách với hệ thống. Giống như việc chúng ta cho Excel biết dữ liệu này được lấy từ đâu và có đáng tin cậy hay không. Thao tác thêm vùng dữ liệu rất quan trọng. Nhớ là phải dùng vùng dữ liệu đã được đặt tên từ bước 1.

Làm theo hướng dẫn để thêm vùng dữ liệu đã được đặt tên vào Data Validation

Làm theo hướng dẫn để thêm vùng dữ liệu đã được đặt tên vào Data Validation

Người dùng tìm đến Tab Settings và tìm tới hộp thoại của Data Validation. Ở dòng tùy chọn Allow, chọn List. Người dùng sẽ lấy tên của dải ô mà chúng ta đã đặt tên trước đó. Tiếp đến, ở ô Source điện vào tên dữ liệu của chúng ta. Để kết thúc bước tạo menu xổ xuống trong Excel này nhấn OK.

Dấu tích ở Ignore blank là dấu tích được chọn mặc định. Nếu chọn dòng này thì người dùng không cần chọn mục khi chọn hay bỏ một ô. Nếu người dùng muốn lấy một tùy chọn ở trong danh sách xổ xuống thì chỉ việc bỏ dấu tích này đi.

Bước 4: Thiết lập thông báo nhập dữ liệu

Người dùng làm theo từng bước hướng dẫn: Vào tab Input Message => Show input message when the cell is selected => điền vào Title và Input message.

Hoặc vào tab Error Alert => Show Error alert after invalid data is entered => chọn Style và điền vào hộp Title và Error message rồi nhấn OK.

Hoàn thành việc tạo menu xổ xuống trong Excel chỉ với 4 bước

Hoàn thành việc tạo menu xổ xuống trong Excel chỉ với 4 bước

Lúc này, mũi tên trỏ xuống nằm ở bên phải các ô và chỉ xuất hiện khi có các dữ liệu để chọn. Trường hợp số dữ liệu xổ xuống hơn 8 thì một thanh cuộn hiện ra để thao tác dễ dàng hơn.

Như vậy, chúng ta đã cùng nhau đi tìm hiểu cách tạo menu xổ xuống trong Excel. Đây là một trong những thủ thuật mà bất cứ người dùng Excel thường xuyên nào cũng phải biết. Hỗ trợ người dùng quản lý file dữ liệu của mình hiệu quả hơn.

Tạo hộp thoại xổ xuống bằng bảng điều khiển Form

Cách làm này ngắn gọn và khá đơn giản. Nếu như đã thuần thục với phương pháp đầu tiên thì hướng xử lý này cũng không quá khó khăn.

Cách tạo hộp thoại xổ xuống Data Validation bằng Bảng điều khiển Form

Cách tạo hộp thoại xổ xuống Data Validation bằng Bảng điều khiển Form

Bước 1: Người dùng làm theo hướng dẫn: Developer => Chọn mục Insert => Chọn Hộp thoại hỗn hợp Combobox từ bảng điều khiển Form => Chèn hộp thoại bằng chuột.

Bước 2: Thêm dữ liệu theo hàm dùng để hệ thống tham chiếu.

Bước 3: Sử dụng chuột phải, click vào Combobox, tiếp tục chọn Format Control.

Bước 4: Từ Format Control người dùng chọn vùng dữ liệu nhập vào ô và kích vào OK.

Chỉ với 4 bước cơ bản, người dùng đã tạo được menu xổ xuống ở Excel. Nếu như một File dữ liệu có quá nhiều điều kiện thì cần phải chọn phương án tối ưu nhất với mình.

Lưu ý khi tạo danh sách xổ xuống ở trong Excel

Để thao tác này diễn ra thuận lợi, không có nhầm lẫn người dùng cần chú ý tới nhiều yếu tố. Tránh sự sai sót dẫn tới việc tạo menu xổ xuống thất bại.

Các bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết trong video dưới đây

  • Đảm bảo Excel của người dùng đã được mở bản quyền. Bởi vì các bản dùng thử đôi khi bị hạn chế tính năng nên không thực hiện đủ mọi thao tác.
  • Không đặt tên vùng dữ liệu với các khoảng trắng nằm ở trong. Ví dụ, vùng dữ liệu muốn đặt là “Du Lieu” thì cần để thành “Du_Lieu”.
  • Người dùng không nên đặt tên cho vùng dữ liệu với các dạng dễ nhầm lẫn là dải ô tính. Ví dụ như Fy12, Q11, N33, FY14,… Hệ thống sẽ tự mặc định đây là một địa chỉ của dải dữ liệu trong Excel.

Trên đây là hướng dẫn cách tạo menu xổ xuống trong Excel cho người dùng. Cách làm này rất đơn giản, ngay cả người mới dùng Excel vẫn có thể thực hiện thành công.

You may also like
Hướng dẫn kiểm tra độ chai pin laptop nhanh (không cần sử dụng phần mềm )
5 phần mềm kiểm tra độ chai pin laptop được ưa chuộng nhất 2020
Làm đèn trung thu từ ống hút
Hướng dẫn cách làm đèn trung thu bằng ống hút vô cùng độc đáo
Cách tắt kiểm tra chính tả trong word 2016
Hướng dẫn kiểm tra lỗi chính tả trong Word 2007 chi tiết 2020
Tạo Text Chữ Nghệ Thuật Với Công Cụ SHAPE  Trong Photoshop – Nhatphotoshop
Cách tạo chữ nghệ thuật trong Photoshop không thể bỏ qua

9 Responses

  1. Trang Huyen

    em tìm hiểu được rồi thầy ạ , tên vùng thì viết liền không dấu còn dư liệu nhập lại có khoảng cách hoặc là nó không giống như tên vùng nên bị lỗi khi đó ta cần sử dụng hàm =IF(A="KHỐI 12",khoi12,if(A="khối 11",khoi11,khoi10))

  2. Trang Huyen

    thầy ơi em bị lỗi " the soure currently evauates to an eror . do you want to contiues" là sao thầy nhỉ? không tạo đươc cho mục lớp thầy ạ

  3. thao thao

    Thầy ơi sao e ko thể xem được video này ạ? Các video khác e xem bình thường mà tới video này xem được 5s là bị quay mãi ko xem tiếp được ạ. 🙁

  4. Nhan Le

    Thầy ơi, cách đặt tên các vùng là không dấu và khoảng cách hả thầy. vậy nếu em muốn viết rỏ hơn khối 11 thay vì của thầy là khoi11 thì có đc không thầy. giúp em với

  5. Việt Nam Sen

    lỗi " the soure currently evauates to an eror . do you want to contiues" là sao thầy nhỉ? không tạo đươc cho mục lớp?

  6. Lê Hậu

    Thầy cho em hỏi trong video đâu có quy định lớp 11 nằm trong khối 11 thì làm sao trong excell hiểu được, (tại em làm không được)

Leave a Reply