2 nguyên nhân phổ biến và cách làm nhẹ file excel khi bị “quá tải”

Cách làm nhẹ file excel khi bị quá tải khá đơn giản, tuy nhiên không phải ai cũng biết. Khi nắm bắt được nguyên nhân khiến dung lượng file ngày càng tăng nên sẽ giúp bạn có thể dễ dàng tìm ra cách khắc phục.

Vậy, làm thế nào để giảm cân cho file Excel? Dung lượng file ngày càng được “nạp thêm” từ đâu ra? Cùng digitalfuture.vn tìm hiểu 2 nguyên nhân phổ biến và cách làm nhẹ file excel chỉ với vài bước đơn giản qua những chia sẻ dưới đây.

Dung lượng được thêm vào bởi Objects

Khi mở file excel ra và làm việc, nếu bạn ấn vào các hình shape, hay nút chèn trong ô, khi thực hiện thao tác sao chép xuống (Fill Down), thì nội dung cũng tự sao chép ra. Thậm chí, nếu sao chép nội dung từ 1 trang web nào đó, hoặc từ file excel nào khác, và dán vào file đã có sẵn sẽ đi kèm cùng với những Object mà chúng ta không thể thấy bằng mắt thường.

Bên cạnh đó những file pdf khi tải về thường có dung lượng lớn thì một trong những cách hữu ích để giảm dung lượng file pdf phải kể đến đó là Small PDF.

Vậy cách để làm nhẹ file excel trong trường hợp này như thế nào? Làm sao để xóa bỏ các Object trong file Excel? Có khá nhiều cách để khắc phục lỗi này:

Cách khắc phục thông thường

• Bước 1: Chọn Sheet excel chứa Object cần xóa, nhấn F5 để hiện ra cửa sổ Go to… (hoặc vào tab Home, chọn Find and Select).
• Bước 2: Chọn Specials
• Bước 3: Chọn Objects và nhấn OK.
• Bước 4: Nhấn Delete để xóa tất cả.

Bạn có thể dùng cách này để xóa tất cả các Object trong Sheet. Tuy nhiên, nếu muốn giữ lại 1 object nào đó. Chẳng hạn như: muốn giữ lại nút chạy macro, nhấn giữ SHIFT và chọn vào nút đó để bỏ chọn, tiếp theo xóa các object còn lại. Hãy thực hiện những thao tác này cho những sheet excel khác.

Sử dụng nút Home

• Bước 1. Chọn tab Home, sau đó chọn Find & Select
• Bước 2. Chọn tiếp Selection Pane… Khi xuất hiện danh sách những Object chèn trong sheet hiện tại
• Bước 3. Nhấn chọn tất cả rồi xóa.

Sử dụng ASAP Utilities Add-in

• Bước 1. Chọn Tab ASAP Utilities, nhấn chọn nhóm menu Objects & Comments.
• Bước 2. Nhấn chọn mục 3. Select All Objects để chọn tất cả,
• Bước 3. Nhấn Shift + Click chuột chọn, để giữ lại object cần thiết
• Bước 4. Sau đó thì xóa tất cả.

Nếu không cần giữ lại bất cứ Objects nào chọn mục 4. Delete all objects in selected worksheets. Với ASAP Utilities, người dùng có thể thực hiện thao tác xóa Objects với nhiều Sheets đồng thời và nhanh chóng.

File excel bị đầy do lỗi Data links

Một trong những nguyên nhân khiến cho file excel bị quá tải dung lượng là do thao tác copy & paste, khiến tạo ra nhiều  kết nối dữ liệu từ file này sang file khác. Khi chúng ta thực hiện sao chép dữ liệu từ file khác vào file đang làm, qua thao tác Copy and Paste khiến dữ liệu sẽ thể hiện là kết nối dữ liệu từ file này sang file khác.

Thường xuyên thực hiện thao tác này khiến rất nhiều kết nối được tạo. Khi mở file excel để làm việc, chúng ta sẽ thấy hiện thông báo bạn đang kết nối tới file khác, bạn có muốn Cập nhật (Update Link) dữ liệu hay không? Nếu nhấn vào sẽ khiến bạn đặt links liên kết trong file của mình. Điều này khiến khi chúng ta muốn tính toán, file excel sẽ tìm kiếm khắp nơi các số liệu trong máy tính. Điều này khiến dung lượng file ngày càng đầy.

Cách làm nhẹ file excel là xóa bỏ các links? Vậy có những cách nào để khắc phục lỗi này? Các bạn có thể thực hiện theo những cách sau:

Cách khắc phục thông thường

• Bước 1. Chọn tab DATA, nhấn chọn Edit Links.
• Bước 2. Kiểm tra lại các file đã liên kết trước đó, nếu không cần thiết liên kết nữa; chọn Break Link để bỏ liên kết.
• Bước 3. Xuất hiện bảng thông báo, sẽ chuyển đổi các hàm liên kết thành giá trị kết quả của file, và thao tác này không thể hoàn tác khi thực hiện. Chọn Cancel, rồi Save as để lưu tên mới file.
• Bước 4. Thực hiện lại thao tác Break Links là để xóa liên kết

Dùng ASAP Utilities Add-in

Các bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết trong video dưới đây

• Bước 1: Chọn tab ASAP Utilities, nhấn chọn 7. Find and Remove External Links…
• Bước 2: Nhấn vào all để chọn tất cả các Data Links cần loại bỏ, hoặc lựa chọn từng cái.
• Bước 3. Nhấn OK, sau đó ASAP sẽ xuất hiện thông báo, và thực hiện chuyển các hàm công thức sang giá trị của nó.
• Bước 4. Nhấn chọn OK, để thực hiện việc loại bỏ, và chuyển đổi cho file.

Trên đây là 2 nguyên nhân phổ biến khiến file bị nặng và cách khắc phục. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp cho bạn biết cách làm nhẹ file excel? Điều này có thể cần đến những thao tác phức tạp hơn như: Named Range, Styles. Bạn có thể tìm đến các khóa học excel cơ bản để nâng cao kiến thức, giúp sử dụng excel thành thạo.